Les secrets d'une To do List efficace

Les secrets d'une To do List efficace

 

Faire des listes, c'est la bonne idée quand on veut s'organiser ! Si tu as envie de t'y mettre, ou si tu fais partie de ceux qui rédigent des To do List sans jamais arriver à les suivre, cet article est fait pour toi ! Je te confie tous mes secrets pour une To do List efficace.

Une To do List efficace

 

SECRET n°1 : Ne pas confondre To do List et Liste de tâches

Ce que j'appelle "Liste de tâches" c'est une liste d'idées brutes. Manuscrite ou informatique, tu y rassembles tes fulgurances, tes souhaits, tes envies, tes super bonnes idées à mettre en place absolument... Une liste de tâches, c'est typiquement noté vite fait en vrac sur un calepin ou un post-it pour ne pas l'oublier. 

Cette liste est un super outil de mémoire, qui te permet de garder une vue d'ensemble sur tout ce que tu dois et / ou aimerais entreprendre, mais tu en atteins vite les limites. Tu te rends alors compte que ça ne te fais pas avancer, que c'est trop brouillon. Rassure-toi, c'est normal ! Peu de personnes sont capable de se contenter de ces idées en vrac notées au fil de l'eau pour passer à l'action.

Alors tu es tenté de catégoriser : une liste des travaux à réaliser à la maison, une liste pour le travail, une liste d’ouvrages à réaliser pour ton loisir créatif, une liste de films à voir, de restaurants à tester… Mais tu comprends vite que ça n'arrange pas tes affaires, tes listes sont plus claires et plus accessibles (et c'est un super bon point), mais tu ne passes toujours pas à l'action !

 

 

 

SECRET n°2 : Comprendre qu'une To do List efficace est temporisée

Alors, à quoi va te servir ta To do List ? C'est simple, grâce à elle, tu passes à un niveau supérieur dans ton organisation. Tu planifie, tu agis !  Avoir rédigé de belles listes de tâches va prendre tout son sens parce que tu vas pouvoir y piocher chaque jour des éléments et les noter dans ton agenda si tu en tiens un, ou simplement les insérer dans ton planning de la journée. Miracle ! Tu passes enfin à l'action et tu valide des choses ! Tu rayes tes premières tâches et tu es si fier ! 

Tu l'auras compris, l'un des ingrédients essentiels d'une To do List efficace, c'est le facteur temps. A toi de temporiser chaque action à réaliser : la deadline s'il y en a une, le temps que ça va te prendre, le moment optimal pour toi pour réaliser la tâche... En bref, sois précis, décortique les choses et tu verras que tes vagues tâches prennent des allures d'objectifs concrets, et tu arriveras plus facilement à les visualiser, les planifier pour les accomplir.

Exemple : Au lieu de noter " Faire un voyage en Italie", j'ai inscrit sur ma liste Vacances : "Programmer un road trip au printemps : deux semaines en Italie avec mon chéri avant mes 40 ans". Dans ma tête, les deux versions veulent dire exactement la même chose, mais en temporisant mon idée, elle devient plus accessible. Ça donne envie d’appeler une agence de voyage non ?

 

SECRET n°3 : T’assurer que l'efficacité de ta To do List perdure dans le temps

Parce qu'il est là le cœur du problème, pour que ta To do List soit efficace, tu dois faire en sorte de te l’approprier, qu'elle te soit utile à la réalisation de tes projets sur la durée. Faire des listes pour faire des listes ça n'a aucun intérêt en soi ! 

  • Fais un bilan quotidien : Idéalement la veille au soir (mais en début de journée ça marche aussi), planifie tes prochains impératifs, les choses que tu as dû reporter... Pioche également dans ta liste de tâches quelques actions amusantes ou faciles à réaliser, histoire de varier la difficulté et l’attractivité de tes missions. Cela te permettra de garder l’esprit serein et de passer facilement à l'action quand tu l'auras décidé.

 

  • Sois raisonnable : Chaque jour, planifie UNE tache incontournable (que tu dois absolument clôturer) et deux ou trois taches importantes (qu'il serait bon de clôturer). Pas plus! Tu gardes ainsi du temps disponible pour tes routines quotidiennes et les imprévus. Si en cours de journée tu réussis à rayer tout le contenu de ma To Do List et qu'il te reste du temps (et de la motivation), tu pourras toujours piocher à nouveau dans ta liste de tâches pour boucler des actions en plus. Et ce sera super gratifiant ! Mais si tu te charges la mule, tu risques de ne pas tout finir, de devoir reporter, et de te sentir frustré, voir dépassé par les événements. On touche ici au cœur de l'organisation à but non agressif : si ça t’intéresse, j'ai créé un planning hebdomadaire conforme à ces attentes. Tu le trouveras dans la bibliothèque de ressources gratuites.

 

  • Sois à l'écoute : Si je devais généraliser, je dirais qu'il y a deux écoles, ceux qui aiment débuter la journée avec une tache facile (ou qu'ils aiment accomplir) et ceux qui préfèrent attaquer par une tâche difficile (ou ce truc qu'ils n'aiment vraiment pas faire). Les deux cas sont intéressants. Dans le premier, tu vas te mettre sur les rails gaiement, tu commence par une tâche positive, pour tenter de profiter de cette vague de confiance inspirée par une tache que tu maîtrises et / ou que tu adores. Dans le second cas, tu vas chercher à surfer sur la vague de la fierté du travail accompli, de ce sentiment de légèreté : "Une bonne chose de faite !" "C'était pas si compliqué ce truc finalement!"... A toi de voir ce qui te convient, d'un jour à l'autre tes impératifs ne seront pas les mêmes, explore différentes options et analyse ce qui marche pour toi.

 

  • Sois précis(e) : Estime au mieux le temps alloué à chaque tache, et définis le moment opportun pour sa réalisation. Si tu as besoin d'une grande concentration pour valider ton objectif, choisis le moment de la journée ou tu es le plus efficace pour le planifier. Si la tâche est imposante, n’hésite pas à la morceler en mini objectifs. "Peindre le mur du séjour" devient par exemple "Désencombrer l'espace devant le mur", "Poser le masquage", "Appliquer la première couche de peinture", "Appliquer la seconde couche de peinture", "Retirer le masquage et nettoyer". Tu commences à le savoir maintenant, je suis adepte du déroulé des tâches sur plusieurs jours.

 

  • Ose définir tes priorités : Ne reporte plus ce qui est important pour toi. Trouve  une place dans ton agenda pour faire avancer les projets qui te tiennent à cœur. Dis non à la frustration !
 
Personnellement, je gère ma liste de tâches et ma To do List sur Trello. J'ai créé une liste pour mes idées, une seconde pour ma liste de tâches ("To do" sur l'image) puis des listes mensuelles sur lesquelles je réalise la planification. J'ai un code couleur pour catégoriser les tâches, et je valide les actions réalisées au fur et à mesure ce qui me permet de bien visualiser mon avance dans la rédaction de contenu pour le blog par exemple. Si tu veux tester ce genre de tableau, j'ai rendu publique la trame de mon planning. Elle est consultable et copiable sur Trello.

Personnellement, je gère ma liste de tâches et ma To do List sur Trello.

J'ai créé une liste pour mes idées, une seconde pour ma liste de tâches ("To do" sur l'image) puis des listes mensuelles sur lesquelles je réalise la planification. J'ai un code couleur pour catégoriser les tâches, et je valide les actions réalisées au fur et à mesure ce qui me permet de bien visualiser mon avance dans la rédaction de contenu pour le blog par exemple.

Si tu veux tester ce genre de tableau, j'ai rendu publique la trame de mon planning. Elle est consultable et copiable sur Trello.

SECRET n°4 : Un support idéal pour une To do List efficace, ça n'existe pas !

Tu me vois venir ? C'est TON support idéal que tu dois trouver  ! Bullet journal, application, agenda papier ou virtuel... Mise sur ce que tu trouves le plus accessible : il faut que tu maîtrises l'outil, et que tu l’apprécies, c'est primordial.  Plus c’est intuitif et esthétique pour toi, et plus tu auras envie de le faire fonctionner dans le temps.

Pour mettre en place une To do List efficace, tu vas donc sans doute essayer plusieurs modes de fonctionnement. Tout ne sera pas opérationnel du premier coup, tu te louperas, tu testeras différents systèmes et supports avant de trouver ce qui te convient. Ouvre ton horizon, n'essaye pas a tout prix de travailler avec telle application parce que tout le monde ne jure que par elle ! ( je pense à Trello -que j'ai rejeté en bloc avant de me rendre compte des possibilités infinies qu'il offre- Onenote, Evernote... ) Trouve ta voie, et si tu veux qu'on en parles, tu sais que tu peux m'envoyer un petit mot ! Tu as les cartes en main, à toi de jouer !

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