5 secrets pour bien gérer tes mails

5 secrets pour bien gérer tes mails

Est ce que tu t'es déjà senti esclave de ta boite mail ? Tu croules sous les messages et tes archives débordent? Pour bien gérer tes mails et ne pas te laisser submerger, il y a quelques astuces toutes simples que tu peux adopter !

Gérer ses mails comme un•e pro

 

Secret n°1 : Centraliser tes mails pour mieux les gérer

Je pense qu'on est nombreux à avoir plusieurs adresses mails. Typiquement, tu possèdes une adresse pro, une adresse perso, voire une troisième : l'adresse à spams. Ce que j'appelle l'adresse à spams, c'est ton adresse secrète, celle avec un nom bien gratiné que tu adores mais que tu n'oserais pas renseigner sur un formulaire officiel. Cette adresse, tu l'utilises peut-être pour participer à des concours, t'inscrire à des newsletter, répondre à des sondages... Autant d'actions qui va générer du spam, mais tu t'en fiche, cette adresse est faite pour ça !

Si tu as plusieurs adresses, ça peut vite devenir compliqué de les gérer simultanément. Commence donc par une bonne réflexion sur l'utilité de tes adresses emails, et conserve seulement celles qui ont un vrai intérêt. Tu vas tenter ensuite de te simplifier la vie en centralisant la consultation de tes mails au même endroit.

Tu peux utiliser un logiciel tel que Outlook qui va te permettre de recevoir tous tes courriels dans une même interface. Ça demande quelques connaissances techniques de paramétrage mais c'est plutôt efficace. Moi j'ai abandonné pour la simple et bonne raison que j'ai un mari ex-informaticien, qui adore formater et nettoyer, et je devais repasser derrière lui a chaque fois pour recréer mes dossiers et importer mes sauvegardes. C'était assez fatiguant, je suis donc passé à la gestion 100% en ligne.

Si comme moi tu choisis de gérer tes mails en ligne, l’idéal est d'utiliser une seule plateforme pour tes différentes adresses mail. Choisis l'opérateur que tu préfère et recréé s'il le faut tes différentes adresses, n'oublies pas de prévenir tes contacts du changement d'adresse et de supprimer les anciennes adresses obsolètes ainsi que leur contenu.

 

Secret n°2 : Désencombrer pour mieux gérer

Imagine combien de mails inutile sont contenus dans ta messagerie. Pense aux copies des mails envoyés, à la corbeille jamais vidée, aux spams et publicités non supprimés... Tu vois le tableau ? Et tes collègues, tes proches, ils sont sans doute comme toi, ils possèdent des boites mail pleines à craquer non ? Et à l’échelle mondiale, tous ces mails inutiles qui dorment archivés sur des milliers de serveurs,  alimentés par des quantités phénoménales d’électricité... Ça donne le tournis hein? Est ce que le contenu de ta messagerie vaut vraiment qu'on lui alloue tant d’énergie? Soyons francs, la plupart du temps la réponse est non. Et pour commencer à mieux gérer tes mails, rien ne vaut un bon gros nettoyage de fond pour commencer.

Pour dégrossir le travail, tu peux commencer par une suppression de masse des messages trop anciens. Dis toi bien que s'ils contenaient une information urgente ou importante, soit elle est maintenant obsolète, soit sans réponse de ta part, l'expéditeur a trouvé un autre moyen de te faire passer l'info. S'il fallait donner une date de péremption, je dirais que tout ce qui a plus de trois mois peut être supprimé sans regrets.

Prochaine étape: identifier les indésirables et les supprimer un par un. Commence par  trier les emails qui restent par expéditeur. Pour chacun d'eux, réfléchis à ce qu'il t'apporte, demande-toi si tu as envie de continuer à recevoir les messages qu'il t'envoie. Si la réponse est non,  désinscris-toi de la liste de diffusion (quand c'est possible), ou signale cet expéditeur comme indésirable. Moins de mails entrant, c'est plus de facilité à ne pas se faire submerger. Passe aux crible chaque expéditeur, l' un après l' autre, conserve l'utile, supprime le superflu jusqu'à valider ton premier objectif, obtenir une boite de réception complètement vide ! Ça y est ? Ça fait du bien hein ?

 

Secret n°3 : Automatiser pour ne plus te laisser submerger

Il y a deux catégories d'emails intéressants : ceux qui nécessitent une réponse ou une action de ta part, et ceux qui sont plus du domaine de l'information. Ces derniers tu n'as pas besoin de les lire tout de suite, ils seront bienvenus quand tu auras un moment à leur accorder. La bonne idée est donc de filtrer automatiquement ces messages dans un dossier, ou avec un libellé spécifique. Ils ne pollueront plus ta boite de réception mais tu pourra les retrouver facilement quand tu l'auras décidé. Ça marche très bien par exemple pour les newsletter, ou encore ce mail de ton boss que tu reçois chaque matin sur ton chiffre d'affaire de la veille.

Dans un domaine un peu différent, l'automatisation peut te faire gagner du temps lors de la rédaction de tes mails, avec deux options que tu peux développer : la signature et les courriers modèles.

La signature, c'est vraiment le truc ultra-simple à mettre en place et qui fais la différence ! Tu peux y inclure ta formule d'accroche préférée ("Bonjour", "Madame, Monsieur", "Cher client"...) et comme son nom l'indique, intégrer ta signature, à savoir une formule de politesse, tes coordonnées, un logo... Sois sobre, pense aux personnes avec qui tu va souvent échanger, il ne faut pas les lasser.

J'ajouterais un petit point tout à fait personnel : tu l'as sans doute remarqué, sans être extrémiste j'essaye d'adopter un comportement responsable vis à vis de notre planète. Par contre, je ne supporte plus de voir des formules de type "N'imprimez ce document que si nécessaire", "Pensez écologie et économies". D'une part parce que celui qui s'en fou ne s’empêchera pas d'imprimer ton mail pour autant. D'autre part, celui qui comme moi est sensibilisé à la cause aura juste envie de pleurer quand il aura été obligé d'imprimer ton mail et que cette petite phrase finale lui aura fait gâcher une feuille supplémentaire... Et crois-moi ça arrive plus souvent qu'on ne le croit...

Le modèle de document quant à lui peut être très utile dans tes tâches récurrentes, envoi d'un devis, transmission d'un compte rendu hebdomadaire, changement d'horaires auprès de ton nounou... Prépare des trames que tu n'auras qu'à personnaliser au moment de l'envoi, c'est beaucoup de temps de gagné sur la durée.

 

Secret n°4 : prendre ses distances pour gagner en efficacité

Si je pense aux circonstances dans lesquelles j'envoie des mails, c'est rarement avec l'espoir qu'on me réponde dans la minute. En général, j'ai une question, et je me dis que je n'ai pas besoin d’embêter mon interlocuteur avec ça au téléphone, il n'aura qu'à me répondre quand il aura quelques minutes à m’accorder dans son planning. Et je suis convaincue que la majorité des gens pense de cette façon.  Quel est l’intérêt de vivre au crochet de sa boite mail, au rythme des notifications?  Personne ne s'attend à ce que tu répondes à tous tes mails dans les 10 minutes. Pour une urgence, on saura trouver ton numéro de téléphone pour te passer un coup de fil ! Pour moi dans un premier temps il est primordial de désactiver les notifications, et autres alarmes. Il n'y a rien de plus facile que de se laisser déconcentrer par ce genre d'appels vers le cyberespace

Est ce que tu fonctionne comme la majorité des gens ? Est ce que ton premier réflexe matinal est de vérifier tes emails et tes réseaux sociaux ? Est ce que le première tâche que tu effectues au travail est d'ouvrir ta boite mail? Est ce que tu arrive seulement à imaginer pouvoir faire différemment ? Parce que c'est possible, il suffit de le décider! Tu peux prendre l'option de  ne pas commencer ta  journée par vérifier tes mails, car tu y trouvera forcément des choses à faire, à rechercher, à planifier, à réfléchir, source de stress... Quelle belle entrée en matière pour une journée éparpillée ! Et si tu commençais plutôt par LA tache que tu as définie comme TA priorité du jour, avant de t’empoisonner avec ta boite mail, pleine des priorités des autres?

Quitte à ritualiser, à mon sens il vaut mieux te réserver un moment en fin de matinée et en fin d'après-midi pour consulter et traiter tes mails en deux bonnes sessions, au lieu d'y revenir 20 fois dans la journée. Tu finira la journée l'esprit serein en sachant que tout est en règle.

 

Secret n°5 : Traiter illico pour ne plus y revenir

Action -Réaction il n'y a que ça de vrai ! Quand tu ouvres ta boite mail, va au plus simple : supprime l'inutile et archive ce qui doit l’être. 

Quand les circonstances le permettent, traite tes mails à leur ouverture. Si la réponse ou l'action-réponse demande moins de deux minutes, agis de suite, tu perdras moins de temps que si tu y reviens plus tard. Maintenant c'est le bon moment, tu es déjà en train de lire tes emails, tu es déjà sur ta messagerie, concentré, prêt à agir, fonce !

Pour ce qui nécessite une réflexion ou une action plus longue, réserve ça à tes fameuses sessions de fin de journée. Par pitié, d'ici là  évite les pertes de temps comme repasser ton message en non lu pour te rappeler que tu dois le lire à nouveau... Eh oui, on l'a tous fait !

Tu trouveras un petit arbre de décision pour t'aider à désencombrer ta boite mail dans la bibliothèque de ressources gratuites.

 

J'espère t'avoir donné quelques bonnes pistes de reflexion pour gérer tes mails comme un(e) pro ! Et je suis curieuse de connaitre tes astuces personnelles ! Alors ta messagerie, tu la gères ou tu galères?

 
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